Справка о том что работает word. Как производится выдача справок работникам? Выписки из документов

Справка – это документ, доказывающий либо опровергающий какой-то факт.

У нее много разновидностей, в зависимости от цели, содержания и места предоставления.

Выдача справок – не право, а обязанность работодателя , который перед законом отвечает за достоверность представленной в ней информации.

Передача неверных сведений, не подкрепленных документами данных, может повлечь за собой административное наказание в виде штрафа.

Поэтому составление справки требует внимательности и соблюдения всех формальностей.

Общие требования

Ст.62 Трудового кодекса дает право работникам получать сведения о своей деятельности , не давая объяснений о том, для каких целей потребовалась справка.

Работодатель обязан в трехдневный срок предоставить всю имеющуюся у него информацию.

Заявка от сотрудников оформляется в виде заявления, где указывается состав необходимых ему сведений.

Справка выдается лично в руки только самому заявителю. Давать сведения о трудовой деятельности чужого человека работодатель не имеет право в связи с законом о защите персональных данных (ФЗ-152).

Трудовой кодекс РФ. Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Части вторая — третья утратили силу.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Заявления на выдачу справки с места работы.

Вне зависимости от типа справки к его оформлению предъявляют ряд требований :


Все справки имеют исходящий номер . Целесообразно для данного вида документа завести отдельный журнал регистрации. Но если в организации маленький объем документооборота, возможно регистрация справок в общем журнале исходящих документов.

Необходимо иметь в виду, что некоторые виды справок имеют установленную форму , которая едина для всех учреждений, не зависимо от их форм собственности. Например, справка о доходах – это 2 НДФЛ. Если она составлена неправильно или не на том бланке – считается недействительной .

Бланк справки по форме 2 НДФЛ.

Какие виды существуют?

В делопроизводстве различают несколько видов справок:

  • служебные;
  • личные;
  • архивные.

Работникам выдаются личные справки , так как именно они содержат в себе сведения об их рабочей деятельности. Архивные справки могут понадобиться при выходе на пенсию со старых мест работы. Их затребывают пенсионный фонд, судебные органы.

Куда могут предоставляться?

В соцзащиту

Семьям, признанным малоимущими, государство выплачивает ежемесячное пособие . Они также имеют право на получение субсидий .

Для его назначения в соцзащиту приносят справку с работы о своих доходах за последние 3 месяца , в котором указывается следующая информация:

  • наименование организации, его реквизиты ;
  • Ф.И.О. работника, должность и структурное подразделение;
  • с какого времени трудиться на предприятии;
  • помесячный доход .

При этом обязательно определяют вид дохода : заработная плата или пособие. Размер алиментов от общей суммы вычитывается (если работник их платит). Основанием для справки являются лицевые счета и расчетные ведомости.

В институт

Работнику-студенту справка может понадобиться в следующих случаях:

  • нет возможности прийти на экзамен в связи с командировкой или производственной необходимостью;
  • заочникам для подтверждения факта работы.

Составляется на обычном бланке для письма с указанием времени начала работы и должности. Вместо конкретного адресата пишется фраза «для предоставления по месту требования».

Оформления справки с места работы для ВУЗа.

Для центра занятости

Данный вид справки необходим бывшим работникам при постановке на учет в центр занятости для определения размера пособия . Указывается:

  • период работы в организации;
  • режим работы;
  • средний заработок за последние 3 месяца ;
  • были ли неоплачиваемые периоды за 12 месяцев до увольнения (больничные, административные, время простоя, отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет).

Скачать бесплатно справки для центра занятости.

Для УФМС

Миграционная служба просит предоставить иностранных граждан информацию об их финансовом состоянии.

Выдаваемая работодателем справка подтверждает фактическое место работы предъявителя, его должность, размер зарплаты.

Документ заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, ставится круглая печать.

Для банка

Перед принятием решения о предоставлении кредита банк проверяет своих потенциальных клиентов на кредитоспособность. Основной документ, отражающий финансовое состояние работника – это справка о доходах, предоставляемая с места работы.

Для каких нужд?

Для чего нужна справка с места работы?

Для больничного

Для расчета больничных существует специальная справка, которую сотрудник приносит с предыдущего места работы. Форма для всех организаций единая , утвержденная Минсоцразвития РФ.

Содержит в себе сведения обо всех выплатах и вознаграждениях, в том числе заработной плате, на которые начислялись страховые взносы. Раньше справка выдалась лишь по требованию работника, но с 2011 года работодатель обязан предоставлять его каждому уволившемуся сотруднику вместе с остальными документами.

Бывший работник получает подобную справку на основании письменного заявления в течение трех рабочих дней. В справке содержаться следующие сведения:

  1. О сумме заработка за два предшествующих увольнению года и за текущий.
  2. Количество дней приходящихся на:

Справки о заработке и о количестве календарных дней.

Совместителю

По желанию сотрудника в трудовую книжку вносится запись о его работе по совместительству. Для этого работнику понадобиться справка , доказывающая факт его трудовой деятельности в другой организации.

Бланк справки для совместителя.

Бланк справки об отпуске совместителя.

Об алиментах

Алименты являются одним из источников дохода . В банках, при обращении в государственные организации, в органы соцзащиты для получения пособий требуют документально подтвердить их конкретный размер .

Справку выдает бухгалтерия, на основании произведенных выплат. Составляется произвольно , единой формы не существует. В ней содержаться сведения не только о полученных/отправленных денежных средствах, но также об алиментоплательщике, алиментополучателе.

Такая справка может понадобиться и самому алиментщику . Его иногда запрашивают налоговые инспекции, чтобы отследить, произведены выплаты по исполнительному листу в полном размере.

Бланка справки об удержании алиментов.

Бланка справки о выплачиваемых алиментах.

Справки об алиментах, полученных по исполнительному листу.

Для пенсии

Для назначения пенсии ПФ может потребовать справку о заработке будущего пенсионера за 5 лет . Причем, начиная с 2000 года, никаких дополнительных документов при расчетах пенсии не требуется, вся информация берется из персонифицированного учета . Справка необходима, если планируется учитывать заработную плату до указанного периода. Она содержит в себе следующую информацию:


Справка также может понадобиться для обоснования льготного стажа . Она доказывает занятость человека и подтверждает его право на досрочную пенсию . В такой справке обязательно указывается, что она дана для предоставления в пенсионный фонд.

Справки о заработке за 5 лет будущего пенсионера.

Справки, подтверждающей стаж работы.

О командировке

Данный вид справки работникам требуется очень редко . Обычно достаточно копии командировочного удостоверения . Но в некоторых местах без справки не обойтись. Например, в ЗАГСе для быстрой росписи без очереди, если один из молодоженов планирует ехать в длительную командировку.

  1. Указывается организация, Ф.И.О. сотрудника, должность .
  2. Подтверждается его нахождение в командировке.
  3. Пишется пункт назначения, период отсутствия.

Составления справки о нахождении в командировке.

Для декретных

После рождения детей с места работы органы соц.защиты требуют ряд справок:


Справки о неполучении единовременного пособия вторым родителем.

Для загранпаспорта

При получении загранпаспорта от граждан требуют предъявить анкету, заверенную кадровыми работниками. В нем содержаться выписка из трудовой книжки и другие биографические факты. Раньше к тому же запрашивали отдельную справку , подтверждающую факт работы человека в данной организации.

Справка для визы является доказательством стабильности доходов аппликанта. Она помогает консульствам отсеивать потенциальных мигрантов.

В тексте документа содержаться сведения о:

  • дате приема на работу, должность сотрудника;
  • среднемесячном доходе ;
  • дате окончания отпуска. Доказывает тот факт, что по окончанию поездки за человеком сохраняется рабочее место.

Справка подписывается директором и главным бухгалтером. Составляется на русском языке, хотя целесообразнее оформить ее на английском , если есть такая возможность.

Составления справки для оформления визы на английском языке.

Справки для оформления загранпаспорта.

Итоги

Какой бы вид справки работник не затребовал, существует главное правило при ее составлении – это достоверность предоставленных сведений . Очень часто сотрудники просят войти в положение, и указать повыше зарплату, получше должность или хотят изменить период работы, так как для льготной пенсии не хватает буквально нескольких рабочих дней.

Порой работодатели идут у них на поводу и вносят липовые данные .

Но ведь справку подписывает не работник, а специалист , отвечающий за его выдачу, главный бухгалтер, руководитель организации.

Ставя свою роспись под недостоверными данными, они должны помнить, что нарушают закон .

Такая справка теряет свою юридическую силу , а должностное лицо, его выдавшее, может быть подвержена административной ответственности.

Многие государственные службы и инстанции требуют справку с места работы. Одним нужно получить информацию о месте трудоустройства, другим об уровне заработной платы и так далее.

Такой документ может быть востребован и коммерческими структурами. Так, например, кредитные организации перед тем, как определить сумму и выдать деньги, требуют предоставить данные о зарплате за последний период (полгода либо год).

Данный образец справки по месту требования является юридическим. Но для этого он должен быть правильно составлен и оформлен. Ниже можно прочитать, как это сделать.

Суть и содержание образца справки по месту требования

Лучше будет сделать два экземпляра заявления. Один из них необходимо будет передать работодателю. На втором экземпляре необходимо поставить отметку о принятии заявления. Этот шаг позволяет получить гарантию того, что бумага будет оформлена вовремя.

Сведения, которые указываются в справке, зависят от того, кто выступает в роли адресата. Этот документ подписывает руководитель предприятия. Его подпись должна быть заверена оригинальной печатью компании.

Допускаются оформления этой бумаги на фирменном бланке компании-работодателя. Его шапка уже содержит всю необходимую регистрационную информацию о ней.

Работника нужно максимально идентифицировать. Для этого указывают его Фамилию, Имя, Отчество, занимаемую должность и так далее. Часто указывают, с какой даты он был трудоустроен.

Структура образца справки по месту требования

Под колонтитулом, содержащим данные о компании, в правом верхнем углу необходимо указать адресата. Им является организация, куда документ будет направлен. Напротив слева нужно указать исходящий регистрационный номер документа.

Там же необходимо оставить свободное место. Получив это письмо, на этом месте будет проставлена отметка о входящей регистрации и резолюция руководителя, его рассматривающего.

Ниже необходимо в тексте указать, кому этот документ выдан (привести данные о работнике). После этого указывается вся требуемая информация. При необходимости допускается предоставление данных в виде таблицы. Как, например, в справках о заработной плате.

Под текстом, внизу листа, слева указывается должность руководителя предприятия, его фамилия и инициалы. Напротив справа вносится графа для его подписи и печати. Дата выдачи документа содержится в отметке об исходящей регистрации. Возможно и другое оформление. Главное, чтобы в документе содержалось все необходимое (вышеперечисленное).

Ниже расположен типовой бланк и образец справки по месту требования, вариант которого можно скачать бесплатно.

С работы.

Существует много разновидностей такого документа, они различаются по своему содержанию, берутся с разными целями, предоставляются в разные учреждения. При их выдаче порой возникают сложные ситуации.

Однако есть ряд важных правил , регламентирующих целесообразность получения таких официальных бумаг, определение их адресатов, процедуру составления, информацию, которая в них излагается, требуемую форму.

Рассмотрение этих норм значимо для получения документа, имеющего юридическую силу и выполняющего нужные функции.

Назначение

Справки с работы необходимы для подтверждения определенных фактов , связанных с работой человека. Эти документы требуются в следующих случаях:

Существуют и другие цели оформления этого документа.

Кто может получить?

Кому может быть дана?

Обращаться за справкой с места работы должен только сам работник . Только его может быть удовлетворено работодателем.

Часто спрашивают, могут ли такую справку получить близкие родственники ? К примеру, когда она требуется женщине, находящейся в или человеку, который в отъезде. Нет. Получение этой справки возможно только в случае наличия нотариально заверенной доверенности .

Конкретное содержание данного документа обычно определяется теми, кому он требуется, например, банком.

Перед тем, как обратиться за справкой по месту своей работы, вам следует уточнить требуемую в ней информацию у того, кто её требует.

Кодекс РФ об административных правонарушениях. Статья 23.12. Федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий федеральный государственный надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права

1. Федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий федеральный государственный надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, рассматривает дела об административных правонарушениях, предусмотренных частями 1 — 3 статьи 5.27, частями 1 — 4 статьи 5.27.1, статьями 5.28 — 5.34, частью 1 статьи 14.54, статьей 15.34 настоящего Кодекса.

2. Рассматривать дела об административных правонарушениях от имени органа, указанного в части 1 настоящей статьи, вправе:

  • главный государственный инспектор труда Российской Федерации, его заместители;
  • руководители структурных подразделений федерального органа исполнительной власти, осуществляющего федеральный государственный надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, — главные государственные инспектора труда, их заместители;
  • главные государственные инспектора труда в субъектах Российской Федерации, их заместители;
  • руководители структурных подразделений соответствующих государственных инспекций труда — главные государственные инспектора труда, их заместители;
  • главные государственные инспектора труда соответствующих государственных инспекций труда;
  • главные государственные инспектора труда;
  • старшие государственные инспектора труда;
  • государственные инспектора труда.

Правила оформления

Более строгие требования к оформлению таких документов, чем к самому содержанию.

Обычно текст составляется на бланке-шаблоне организации.

В справке должны наиболее полно указываться сведения о работодателе, а именно:

  • полное название организации;
  • её адрес и месторасположение структурного подразделения, где трудится (или трудился) работник;
  • информация о телефонах и факсе организации;
  • в случае, когда в документе содержится сведения о , то в нем указываются банковские реквизиты и ИНН этой организации;
  • в ряде случаев требуется написание номера свидетельства о .

Поскольку почти все эти данные имеются в официальном бланке организации , то в организациях, запрашивающих это документ, часто требуют, чтобы справка с места работы оформлялась именно на нем. Тогда не нужно повторять в его содержании вышеназванные данные.

Действительно, в ряде новых видов организаций и предприятий может отсутствовать . Однако это не означает, что работник не сможет взять там необходимую ему справку или она будет недействительна .

Существуют определенные правила и практика его составления и заверения для таких сотрудников.

Образцом для её составления для сотрудника , в котором нет , будет обычный документ этого типа, в котором указываются реквизиты организации, её адрес, должность, сотрудника и т.п.

При этом дополнительно к ней прикладываются копии ИНН и ОГРН организации, которые заверяются подписью руководителя .

Как быть, когда такой документ нужен самому индивидуальному предпринимателю? Может ли он выдать его самому себе ? На практике вопрос решается достаточно различными способами.

Это определяется правилами тех организаций и инстанций, где требуется справка, её содержанием и целью подачи. Часто индивидуального предпринимателя просят лишь предоставить копии ИНН и ОГРН организации.

Более сложная ситуация возникает, когда в справке должны быть данные о доходах . В российском законодательстве четко вопрос подтверждения доходов индивидуальными предпринимателями не урегулирован .

На практике обычно в случаях, когда нужно указание сведений о доходах, индивидуальный предприниматель должен обратиться в органы ФНС . В справке, выданной ФНС, будут отражены те данные, которые были указаны предпринимателем в его .

Это самое верное решение с точки зрения официальности, финансовой и юридической обоснованности этого документа. Однако при подаче документов в ряде консульств индивидуальному предпринимателю иногда достаточно копии ИНН и ОГРН или в самой справке с информацией о доходах индивидуального предпринимателя следует поставить подпись главного бухгалтера .

Для директора

Как пишется и кто может подписать справку с работы директору или ? Такую справку подписывают другие лица, имеющие право подписи . Это могут быть: коммерческий директор, заместитель директора, начальник отдела кадров и главный бухгалтер.

К примеру, для получения визы достаточно, чтобы подписал кто-то из них (если указываются доходы, то обязательна подпись и главного бухгалтера). Иногда возникают сложности с предоставлением такого документа в правоохранительные органы . В этом случае на справку могут потребовать удостоверяющие подписи учредителя или членов совета директоров.

Для оформления пособий и субсидий для малоимущих и многодетных семей указывается доход сотрудника за последний квартал, причем это общая сумма дохода за весь квартал работы, т.е. зарплата, премии, пособия по , стипендии. Детальное описание необходимой вам информации позволит в конечном итоге сэкономить время и вам, и работодателю.

Написания заявления на выдачу необходимой справки.

Сколько действует?

Какой период времени справка действительна? Срок её действия точно законом не установлен. Обычно период действия для получения загранпаспорта в УФМС, обращения в Пенсионный фонд – 30 дней .

Однако зачастую сами организации устанавливают конкретные сроки , которые необходимо уточнять по месту предъявления.

Нередки случаи, когда при подаче визовых документов оказывается, что справка из организации, где трудится человек, просрочена , поскольку время её действия, определенное самим визовым центром (или консульским отделом определенной страны), гораздо меньше стандартного (к примеру, её срок всего 12 дней).

Регистрация

Эта процедура важна как для работодателя, так и для того, кому она необходима. Это способ подтверждения факта создания или получения документа в определенное время (день).

Данный факт фиксируется с помощью занесения записи о выдаче документа в регистрационную форму (Журнал учета справок и копий документов) с присвоением номера и внесением основных данных о документе. С этого момента документ обладает юридической силой .

Отказ в выдаче

Что делать, если ее не дают? Рассмотрим действия при отказе выдать документ или нарушении времени его оформления. Если отказывают составить и выдать справку, то следует обратить внимание работодателя на статью 62 Трудового кодекса РФ, обязывающую выдавать такой документ. Если работодатель упорствует в своем отказе дать вам этот документ, то эффективными средствами решения вашей проблемы будут:

  • обращение с жалобой в Роструд (Федеральную службу по труду и занятости), причем это можно сделать в системе он-лайн http://www.rostrud.ru/rostrud/territorialnye-organy/;
  • заявление в органы прокуратуры , также можно сделать это лично либо с помощью сайтов;
  • обращение в суд .

Перед тем, как прибегнуть к судебному разбирательству , можно провести такую процедуру:

Со времени получения работодателем этого письма начнется период оформления справки . Уведомление о получении вашего письма адресатом следует тоже сохранить . Во время судебного разбирательства у вас будет доказательство факта и времени запроса об оформлении справки.

Алгоритм получения

Он включает:

  1. Уточнение по месту требования справки тех данных, которые она должна содержать.
  2. Подача заявления-запроса работодателю о предоставлении этой справки с указанием нужной вам информации. Заявление следует зарегистрировать .
  3. Получение составленной справки. Следует проверить соответствие её содержания вашему запросу, правильность оформления и наличие регистрации (регистрационного номера).
  4. В случае отказа выдать вам документ, обращение с жалобой в соответствующие инстанции.

Как уже говорилось, в составлении и использовании справки есть моменты вариативные , а есть строго определенные . К вариативной части можно отнести конкретное содержание и сроки действия, к регламентированной – оформление справки с четким и полным указанием реквизитов выдавшего учреждения и требуемый способ её заверения.

Документ этот одновременно имеет биографический и удостоверяющий характер, основывается на целом ряде имеющихся в организации документов, фиксирующих деятельность работника и его заработную плату.

Быстрое получение качественно составленной и правильно оформленной справки с работы зависит как от профессионализма кадровой службы, налаженности делопроизводства, наличия внимательного отношение к сотрудникам, так и от знания юридических оснований и процедуры получения документа тем лицом, которому она необходима.

Работникам периодически требуются различные документы с их места работы (как финансовые, так и кадровые): кому для получения кредита, кому для оформления визы, кому для получения различных денежных выплат, кому для подтверждения трудового стажа. Как правило, за этими документами все идут в бухгалтерию. У нас накопилась подборка писем с вопросами, касающимися выдачи справок и других документов с места работы. И мы решили ответить на самые интересные из них. Но прежде мы напомним общие положения.

По Трудовому кодексу работодатель обязан безвозмездно в течение 3 рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления выдать ему документы (или копии), связанные с работой (Статья 62 ТК РФ), например:
- копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы;
- выписки из трудовой книжки;
- , о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах в ПФР, о периоде работы у данного работодателя.
Однако этот перечень не закрытый. К нему относятся все "рабочие" документы, касающиеся конкретного сотрудника, например: приказы о снятии дисциплинарного взыскания, о премировании, документы о прохождении обязательных аттестаций, акты о несчастном случае (Определение Московского городского суда от 26.05.2011 по делу N 33-15759), графики сменности (Решение Верховного Суда Республики Карелия от 23.08.2011 N 21-163/2011) и т.д.

Предупреждаем руководителя
Если работник, которому работодатель отказался выдавать копии необходимых документов либо выдал их с опозданием , пожалуется в трудинспекцию, она может оштрафовать (Часть 1 ст. 5.27, ст. 23.12 КоАП РФ):
- организацию - на 30 000 - 50 000 руб.;
- ее руководителя (предпринимателя) - на 1000 - 5000 руб.
Штраф грозит и тогда, когда в локальных актах организации, к примеру в правилах внутреннего трудового распорядка, закреплено, что копии документов, связанных с работой, выдаются за плату. Ведь это противоречит требованиям действующего трудового законодательства (Постановление Московского городского суда от 29.08.2011 по делу N 4а-1743/11).

Теперь переходим к ответам на вопросы.

Уволившиеся сотрудники тоже имеют право получать "рабочие" документы

К нам по почте пришло письмо с заявлением от сотрудника, который уволился пару месяцев назад. Он просит предоставить ему заверенные копии приказов о приеме на работу и об увольнении, а также копию трудового договора, хотя его экземпляр отдавался ему на руки, о чем у нас есть пометка. В заявлении не указано, зачем ему нужны эти документы. Можем ли мы ему отказать, ведь он у нас уже не работает? Если нет, то можно ли отправить ему требуемые документы тоже по почте?

В настоящий момент в отношении бывших работников законодательно установлена обязанность работодателя выдавать по их запросу лишь справки о зарплате (Приложение N 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 N 4н) для расчета соцстраховских пособий (Пункт 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством").
В то же время в ТК РФ не сказано, что копии документов, связанных с работой, должны выдаваться только работающим сотрудникам, то есть тем, кто на момент затребования копий состоит в трудовых отношениях с данным работодателем. Поэтому напрашивается логичный вывод: работник, независимо от того, как давно он уволился, вправе получать от своего бывшего работодателя такие документы.

Противоположный подход привел бы к повальному нарушению прав сотрудников, уволившихся некоторое время назад. Например, они не имели бы права получить с последнего места работы справку о за последние 3 месяца, а следовательно, не смогли бы регистрироваться в качестве безработных и получать пособие (Часть 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации").
Кроме того, не зря же большинство кадровых документов предписано хранить 75 лет или вообще бессрочно (Раздел 8 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Это сделано, в числе прочего, и для того, чтобы сотрудник, независимо от времени увольнения, мог получить с предыдущего места работы касающиеся его документы.
Подтверждают нашу позицию и в Роструде.

Из авторитетных источников
Анохин Алексей Васильевич, начальник Правового управления Федеральной службы по труду и занятости
"Действительно, ст. 62 Трудового кодекса РФ не уточняет статус работника (бывший или работающий). Поэтому работник, уже не состоящий с работодателем в трудовых отношениях, может письменно обратиться с запросом к бывшему работодателю для выдачи ему копий документов, связанных с работой, если эти копии нужны ему для реализации его прав и законных интересов. В такой ситуации у работодателя нет достаточных правовых оснований отказать в предоставлении копий необходимых документов".

Таким образом, вы не можете отказать бывшему работнику в выдаче запрошенных им документов. Все они непосредственно связаны с его предыдущей работой, а пояснять в заявлении, для чего эти копии ему нужны, он не обязан. В том, что он, в числе прочего, просит копию трудового договора, тоже нет ничего противозаконного. Ведь свой ранее полученный экземпляр он мог за истекшее время попросту потерять.
К тому же ТК РФ не ограничивает работника в количестве обращений за копиями своих документов. Копии документов вы вполне можете отправить по почте (Определение Липецкого областного суда от 18.04.2011 N 33-1070/2011) ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении, чтобы у вас были доказательства отправки.

Работник может запрашивать копии локальных актов

Наш работник написал заявление "по собственному желанию", а через пару дней письменно запросил копии приказа о премировании сотрудников за 2010 г., а также правил внутреннего трудового распорядка и коллективного договора. Мы должны все это ему выдать?

Вначале разберемся с приказом о премировании. Вы должны выдать работнику выписку из него, где будут отражены сведения, касающиеся только его лично. В противном случае, если вы отдадите ему копию приказа в полном объеме, получится, что вы передали персональные данные других работников без их согласия третьему лицу. А это запрещено ТК РФ (Статья 88 ТК РФ; Определение Пермского краевого суда от 16.03.2011 N 33-2419).
Теперь что касается правил внутреннего трудового распорядка и коллективного договора. В ст. 62 ТК РФ не конкретизировано, копии каких именно документов работодатель обязан выдавать сотрудникам. Нам встретилось судебное решение, где говорится, что работодатель не обязан предоставлять работнику локальные нормативные акты, ведь с ними работник должен быть ознакомлен под роспись (Определение Липецкого областного суда от 04.05.2011 N 33-1154/2011). Но мы решили узнать мнение специалиста Роструда по этому вопросу.

Из авторитетных источников
Анохин А.В., Роструд
"Статья 62 ТК РФ устанавливает примерный (открытый) перечень выдаваемых документов. Единственное условие для их выдачи - документы должны быть связаны с работой данного работника.
Не исключена ситуация, когда работнику могут понадобиться и копии локальных актов (в частности, правил внутреннего распорядка), например для отстаивания своих интересов в суде. И в таком случае у работодателя не будет достаточных оснований, чтобы отказать работнику в выдаче копий таких документов.
То, что работник был ознакомлен под роспись с локальными нормативными актами, не влияет на право работника требовать их копии для защиты своих интересов".

Получается, что работник вправе требовать копии названных локальных актов. Однако есть и такие локальные акты, которые однозначно касаются не всех работников. Это, к примеру, Положение о филиале организации.

Запрос на выдачу документов должен исходить от самого работника

В организацию пришел муж сотрудницы, которая находится в декрете, и принес заявление о выдаче ему на руки копии ее трудовой книжки. Причем заявление подписано не самой работницей, а супругом и доверенности от нее у него нет. Должны ли мы выдать ему требуемую копию?

Не должны. Из ТК РФ следует, что только работник вправе требовать выдачи копий документов, связанных с его работой. Поэтому пусть муж сотрудницы принесет заявление, подписанное ею самой, а также письменную доверенность (Пункт 1 ст. 185 ГК РФ) от нее на получение копии трудовой книжки. Заверять ее у нотариуса не нужно. И пусть муж не забудет захватить паспорт, чтобы можно было проверить его личность.

В справке 2-НДФЛ секретов нет

Я работаю в бухгалтерии оборонного предприятия. К нам периодически обращаются наши сотрудники за справками 2-НДФЛ. Но дело в том, что у нас есть указание от руководства никому не давать никаких справок, чтобы (цитирую) "третьим лицам не стали известны секретные сведения, раскрывающие ведомственную принадлежность организации". Приходится всем отказывать, но мне кажется, это незаконно. Я права?

Да, вы правы на 100%. Получать от работодателя документы о работе - безусловное право работника (Статья 62 ТК РФ). Оно не может быть ограничено никакими ведомственными актами. К тому же так называемые секретные сведения раскрываются всякий раз, когда организация сдает разного рода отчетность или заключает контракты.
Кстати, помимо ТК РФ, в Налоговом кодексе тоже закреплена (Пункт 3 ст. 230 НК РФ) обязанность работодателя как налогового агента выдавать по заявлению физлица справку 2-НДФЛ (Утверждена Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@). Налоговики уже разъясняли, что налоговый агент не вправе отказать налогоплательщику в выдаче такой справки (Письмо УФНС России по г. Москве от 24.02.2011 N 20-14/3/16873). Однако в НК РФ не предусмотрено ни конкретных сроков для предоставления справки, ни ответственности за отказ в ее выдаче. Но все это установлено в ТК РФ и КоАП соответственно (Статья 62 ТК РФ; ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Работодатель не обязан выдавать характеристику

Сотрудник, уволенный полгода назад по сокращению штата, пришел к нам с письменным заявлением о выдаче характеристики. Говорит, что наконец-то нашел новую работу, но там просят представить характеристику с предыдущего места работы. Я сказала об этом его бывшему начальнику, но тот даже слышать о нем не хочет, не то что характеристику ему писать. Сказал, что организация не обязана ее выдавать. Это правда?

Да. Вопрос о выдаче характеристики решается по усмотрению работодателя. Ведь исходя из смысла ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику копии тех "рабочих" документов, которые нужны ему для реализации тех или иных прав, в данном случае - для устройства на новую работу. А характеристика не входит в число документов, по закону требуемых при приеме на работу (Статья 65 ТК РФ).
Хотя Мосгорсуд недавно в одном подобном споре указал, что работодателя можно обязать выдать работнику характеристику, если она является обязательным документом для поступления на работу, участия в конкурсе (Определение Московского городского суда от 28.04.2011 по делу N 33-12625). И тот же суд отметил, что характеристики - это документы, связанные с работой. Однако работодатель не обязан выдавать работникам только положительные характеристики (Определение Московского городского суда от 28.10.2010 по делу N 33-33920). То есть при большом желании и настойчивости работник может добиться выдачи характеристики, но какого содержания она будет - это вопрос.
Но давайте рассуждать чисто по-человечески: зачем ставить под угрозу устройство бывшего сотрудника на новую работу? Нигде не сказано, что именно непосредственный руководитель должен подписать характеристику. Пусть ее подпишет, допустим, заместитель директора компании или главный бухгалтер.

Справка с места работы должна быть оформлена на фирменном бланке Вашей компании с указанием следующих реквизитов компании:

  • юридический адрес;
  • фактический адрес;
  • контактный номер телефона;
  • адрес электронной почты;
  • ИНН и ОГРН (желательно).

Если фирменного бланка как такового нет, то подойдет, если Вы «набьете» название и реквизиты компании просто в Word (или любом другом текстовом редакторе).

Что должно быть указано в справке с места работы?

Справка с места работы должна содержать:

  • название Вашей должности;
  • дату начала работы в Компании;
  • ежемесячный (или годовой) заработок. Покажите Консульству, сколько денег Вы зарабатываете в месяц. Тем самым Вы доказываете легальность приобретаемых и имеющихся средств. Если у Вас заоблачная зарплата (или Вы так считаете) и Вы не хотели бы указывать полную сумму зарплаты, то возможно указание этого параметра в формате «более такой-то суммы»

Пример текста 1 : Настоящим подтверждаем, что Иванов Иван Иванович действительно работает в компании ООО «Рога и Копыта» с 01.02.2003 г. в должности Менеджера по закупкам с ежемесячным окладом в 70 000 (семьдесят тысяч) рублей.

Пример текста 2 : Настоящим подтверждаем, что Иванов Иван Иванович действительно работает в компании ООО «Рога и Копыта» с 01.02.2003 г. в должности Директора с ежемесячным окладом более 100 000 руб. (сто тысяч) рублей.

Пример текста 3 : Настоящим подтверждаем, что Иванов Иван Иванович действительно работает в компании ООО «Рога и Копыта» с 01.02.2003 г. в должности Директора по закупкам с ежегодным доходом более 1 000 000 (один миллион) руб.

Справка с места работы должна быть заверена подписью уполномоченного лица, а также печатью Компании.

На каком языке оформлять справку с места работы?

Для многих стран подходит справка с места работы, составленная на русском языке. Однако, мы рекомендуем, по возможности, оформлять справку на английском языке — универсальный международный язык, который точно подойдет для подачи на визы во все страны мира. Тем не менее, заранее проверьте требования к языку справки конкретной страны. Как правило, если документ требуется на английском языке, то об этом четко пишется в списке документов. Если Вы не нашли требования об английском языке, значит, подходит справка, составленная на русском языке.

Справка с места работы, если я генеральный директор

Если Вы — генеральный директор Компании, то справка с места работы, подписанная только Вами, может быть не принята, поскольку Вы заинтересованное лицо, и, по сути, можете указать себе любую информацию, включая должность. Откуда сотруднику Консульства знать, что Вы на самом деле генеральный директор? Таким образом, если в Компании нет, например, директора по персоналу, который мог бы заверить справку, то Ваша личная подпись подойдет только в случае, если дополнительно будет подпись, скажем, главного бухгалтера. То есть, справка по факту будет подписана двумя разными уполномоченными на подпись людьми. Также будет абсолютно достаточно, если Вашу справку подпишет только главный бухгалтер (или любое иное уполномоченное на подпись лицо). Если у Вас в Компании нет главного бухгалтера, и Вы являетесь и директором, и главбухом (а то и всеми остальными сотрудниками Вашей компании), то будьте морально готовы к возможным вопросам со стороны Консульства, включая к отказу в визе.

Справка с места работы, если я индивидуальный предприниматель

Если Вы индивидуальный предприниматель, то справка с места работы не обязательна. Вместо справки с места работы потребуется копия св-ва о регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя. На подачу рекомендуется взять оригинал.

Есть страны, которые помимо св-ва требуют предоставить св-во о постановке на налоговый учет, движение средств на счете и пр.

Внимательно изучите требования конкретной страны.

Справка с места работы, если я пенсионер

Если Вы пребываете на заслуженном отдыхе, то Вам требуется подтвердить Ваш статус пенсионера — для этого следует приложить копию пенсионного удостоверения (для вышедших на пенсию до 1 января 2015 года) либо справку из пенсионного фонда (для вышедших на пенсию после 1 января 2015 года). Если Вы — пенсионер, и по-прежнему работаете, то Вам требуется предоставить стандартную справку с места работы. В дополнение к комплекту документов будет полезным приложить копию Вашего пенсионного удостоверения / справку из пенсионного фонда.

Если Вы не самостоятельно оплачиваете свою поездку, то потребуются финансовые гарантии в виде спонсорства со стороны ближайшего родственника. Подробную информацию про спонсорство Вы можете найти в нашей статье .

Справка с места работы, если я студент

Если Вы являетесь работающим студентом, то достаточно предоставить стандартную справку с места работы. В дополнение к комплекту документов будет полезным приложить справку из Вашего учебного заведения, подтверждающую Ваш статус студента конкретного курса. Если Вы не работаете, то достаточно приложить только справку из учебного заведения. В этом случае для оформления Вашей визы потребуются финансовые гарантии в виде спонсорства со стороны ближайшего родственника. Подробную информацию про спонсорство Вы можете найти в нашей статье .

Справка с места работы, если я не работаю

Если Вы в момент оформления визы не работаете, то потребуются финансовые гарантии в виде спонсорства со стороны ближайшего родственника. Подробную информацию про спонсорство Вы можете найти в нашей статье .

Какая сумма должна быть указана в справке с места работы?

Если Ваша зарплата до 100 000 руб., то достаточно указать точную сумму. Если у Вас зарплата более 100 000 руб., то достаточно будет указать в формате «более 100 000 руб.».

Как проверяют справку с места работы, и проверяют ли?

Проверить практически любой документ на визу не составляет особого труда. Это касается и справки с места работы. Более того, информацию по Вашей работе нередко проверяют. Если информация, указанная в справке, не подтверждается, Вам могут отказать в визе. Как правило, представитель Консульства звонит по телефону, указанному на справке, и уточняет информацию, изложенную в документе.

Убедитесь, что в справке указана верная контактная информация! Также, на всякий случай, не лишним будет предупредить отдел кадров (и т.п.) о том, что Вы оформляете визу, и могут позвонить из Посольства.

Не забудьте , Ваша поездка должна быть застрахована.

Оформите страховой полис по лучшим тарифам прямо сейчас.