Первичный документ подтверждает разные события в в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие.

В зависимости от события перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

Документы для сделки с клиентом:

• Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
• Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это н еобязательный документ, но его обычно используют для удобства.
• Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение.
• Накладная —документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
• Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.
• Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в .

Сдавайте отчётность в три клика

Эльба возьмёт бухгалтерию на себя. Сервис подготовит отчётность и отправит её через интернет. Рассчитает налоги, уменьшит на взносы — и вы получите готовые платёжки для оплаты.

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

• Предмет договора: какой результат сделки.
• Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
• Права и обязанности сторон: как происходит работа.
• Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
• Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
• Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в . Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает.

Шаблоны распространённых договоров:

Счёт

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

Товарный чек выдают ИП и ООО на ЕНВД и патенте по просьбе покупателя. Он заменяет кассовый чек, но только до 1 июля 2019 года, а для общепита и розницы с сотрудниками — до 1 июля 2018 года. Потом понадобится касса. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Бланк строгой отчётности выдают те, кто оказывает услуги физическим лицам. Он заменяет кассовый чек, но только до 1 июля 2019 года, а для общепита с сотрудниками — до 1 июля 2018 года. Бланки нужно печатать в типографии или через специальный сервис. Просто распечатать их дома на принтере не получится. Подробнее о БСО читайте в статье .

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь .

При проведении любой сделки большое внимание необходимо уделять тому, есть ли в наличии и правильно ли оформлены закрывающие документы. И речь идет не о платежках, квитанциях, банковских выписках, которые тоже обязательны и очень важны.

Закрывающие документы - это бумаги, в которых обеими сторонами подтверждается факт завершенности сделки в части выполнения партнерами самого предмета договора.

Для того чтобы у контрагентов не возникало недоразумений и недопонимания по каким-либо деталям проводимых операций, рекомендуется всегда тщательно прописывать все нюансы в контракте. Не будет лишним там же конкретно указать, какие документы необходимы для того, чтобы соглашение считалось выполненным.

Для чего нужны закрывающие документы

Для того чтобы сделка юридически считалась завершенной, а не только оплаченной, должно быть подтверждение этого факта в письменном виде. Для этого и существуют различные закрывающие документы.

Бухгалтерия каждого предприятия требует строгого учета операций и наличия всех бумаг по ним. Если перечислены деньги за товар либо услугу, то у бухгалтера должен быть документ о том, что предприятие получило их. И наоборот, фирма-контрагент такими же документами закрывает у себя операцию по приходу средств и подтверждает, за что именно ей заплатили эту сумму.

Для разного типа сделок существуют различные договоры, а также бумаги, которые подтверждают их выполнение. Что такое закрывающие документы, по каждому из них рассмотрим далее.

Подтверждение выполнения договора поставки

Основным документом, закрывающим договор поставки товаров, материалов, сырья или любого другого имущества, является накладная.

Юридическую силу имеют только оригиналы документов. Поэтому даже если в какой-то промежуточный период, в силу определенных обстоятельств, была принята копия накладной, все равно под бухгалтерские регистры должен быть подложен оригинал. Изменить это не в силах даже оговорка в договоре.

Обязательные реквизиты накладной

При продаже товара поставщик обязан выписать накладную в двух экземплярах: для себя и покупателя. На ней должны быть такие реквизиты, как:

• название и дата документа;
• наименование поставщика;
• описание передаваемых ценностей;
• количество и единица измерения (в натуральном и денежном эквивалентах);
• подпись ответственного лица, с указанием его должности и инициалов.

Законом не установлена обязательная форма накладной. Любое предприятие может разработать собственный бланк. Однако вышеперечисленные реквизиты, согласно Федерального закона о бухучете, должны иметь все закрывающие документы по договору поставки в обязательном порядке.

Если есть сомнения по поводу правильности самостоятельного составления бланка, то можно с успехом воспользоваться формой № ТОРГ-12, которая считалась обязательной до 2013 года.

Пример

Для образца можно рассмотреть такую накладную:

Отправитель: ООО «Чип».

Получатель: ООО «Астра».

Всего отпущено одно наименование

На сумму: Три тысячи руб. 00 коп.

Отгрузил директор _____________________ А. А. Сергеев

Товар получил _______________________

Подтверждение выполнения договора оказания услуг

Если предметом контракта выступают услуги или работы, то основным документом, закрывающим договор, будет акт. Как и в случае с накладной, подтверждать выполнение сделки необходимо оригиналом.

Однако есть некоторые исключения. Если закрывающие документы на услуги не являются обязательным условием договора, и по закону разрешается их отсутствие, то под бухгалтерские регистры можно подложить (при необходимости) копии актов. Однако эти бумаги могут использоваться лишь для удобства учета. Такие случаи бывают при заключении договоров аренды и оферты.

Акт выполненных работ (оказанных услуг) - документ, доказывающий не только завершение сделки, но и отсутствие у заказчика претензий. Он выступает главным подтверждением, которое позволяет учитывать расходы по операции и включать их в налоговые декларации. Печатается акт в двух экземплярах, хранятся они у каждого из участников сделки.

Обязательные реквизиты

Законом не введена унифицированная форма акта выполненных работ. На каждом предприятии закрывающие документы по договору оказания услуг разрабатываются самостоятельно, однако их оформление должно четко соответствовать установленным нормам.

Основными реквизитами, которые обязаны быть, являются:

• наименование и нумерация документа;
• какого числа он составлен;
• название исполнителя и заказчика;
• описание операции;
• единица измерения и количество (натуральный и стоимостной показатели);
• подписи лиц, ответственных за операцию, с указанием их должностей и инициалов.

Образец

Исполнитель ООО «Чип» в лице директора А. А. Сергеева с одной стороны и Заказчик ООО «Астра» в лице менеджера по снабжению И. В. Кулебякина с другой стороны составили акт о том, что Заказчик принял выполненные работы и претензий по ним не имеет.

Всего на сумму: Пятьсот рублей 00 копеек.

Исполнитель:

Директор ООО «Чип»_______________________ А.А. Сергеев

Заказчик:

Менеджер по снабжению ООО «Астра»______________________ И.В. Кулебякин

Отсутствие закрывающих документов

Накладные и акты обязательно должны завершать оформление сделки. Только после этого она считается полноценной и закрытой по всем правилам.

Однако иногда возникают случаи, когда закрывающие документы бывают утеряны в силу различных обстоятельств. Или же руководителю фирмы приходится столкнуться с халатностью подчиненных, и в результате проверок обнаруживается отсутствие таких бумаг.

Одним из негативных последствий таких неприятных происшествий является доначисление налогов. Ведь бухгалтер предприятия не имел права включать в декларации расходы, не подтвержденные документально. В таком случае налог на прибыль оказывается занижен, и приходится не только его доплатить, но и перечислить все штрафы и пени. Кроме того, наказывать будут еще и за отсутствие самих документов.

Чтобы избежать таких последствий и не портить репутацию фирмы и отношения с налоговыми органами, необходимо тщательно следить за состоянием документооборота и бухгалтерского учета на предприятии. Важно оформлять все бумаги вовремя и по соответствующей форме.

Если руководитель сомневается в компетентности либо ответственности своего бухгалтера, лучше заплатить аудиторской фирме и провести проверку, чем потом в десятки, а то и в сотни раз больше заплатить за отсутствие документов.

В редакцию поступила просьба ответить на этот вопрос, и мы с удовольствием расскажем вам, что же нужно предоставлять клиентам при различных системах налогообложения.

Поступление денег

Для начала расскажем о получении денежных средств от клиентов.

Деньги могут поступать к вам как наличным, так и безналичным путем.

Если денежные средства поступили к вам безналичным путем, то подтверждающим документом для вас будет выписка из банка, а для клиента — платежное поручение, которое подписал руководитель ООО или сам предприниматель. При безналичных платежах факт оплаты клиенту вы никак не подтверждаете, ведь деньги уже пришли к вам.

Второй путь получения денег — наличный. В этом случае важно, кем является ваш клиент и на какой системе налогообложения вы находитесь. От этого будет зависеть, какой документ вы отдадите клиенту в качестве подтверждения получения денежных средств.

Процесс получения наличных денежных средств регулируется Федеральным законом №54-ФЗ от 22.05.2003 года \»О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт\». В статье 2 этого закона перечислены все случаи, когда можно применять кассовый аппарат, когда его можно не применять, а когда можно использовать бланки строгой отчетности (далее — БСО), либо выписывать товарный чек.

Первый случай — если вы оказываете услуги населению. Под услугами населению подразумевается список услуг, который перечислен в общероссийском классификаторе услуг населения (ОКУН). Тогда вы можете клиенту — физическому лицу выписать бланк строгой отчетности. При этом обратите внимание, что если эту же услугу вы окажете не физическому лицу, а организации или предпринимателю, то вам придется пробить кассовый чек.

Второй случай — если вы вообще освобождены от применения кассового аппарата по случаям, указанным в статье 2 закона №54-ФЗ. Вы можете при реализации товаров, работ и услуг не применять контрольно-кассовую технику, ничего не выписывать клиентам. Но если они попросят, вы можете в добровольном порядке выписать физическому лицу товарный чек. Какие это случаи? А они не так уж и часты. Это:

— продажа газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 процентов и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров ведется раздельно;

— продажа ценных бумаг;

— продажа лотерейных билетов;

— продажа проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте;

— обеспечение питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий;

— торговля на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;

— разносная мелкорозничная торговля продовольственными и непродовольственными товарами (за исключением технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи) с ручных тележек, корзин, лотков (в том числе защищенных от атмосферных осадков каркасами, обтянутыми полиэтиленовой пленкой, парусиной, брезентом);

— продажа в пассажирских вагонах поездов чайной продукции в ассортименте, утвержденном федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта;

— торговля в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив;

— торговля из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, вразвал овощами и бахчевыми культурами;

— прием от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома;

— реализация предметов религиозного культа и религиозной литературы, оказание услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний в культовых зданиях и сооружениях и на относящихся к ним территориях, в иных местах, предоставленных религиозным организациям для этих целей, в учреждениях и на предприятиях религиозных организаций, зарегистрированных в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

— продажа по номинальной стоимости государственных знаков почтовой оплаты (почтовых марок и иных знаков, наносимых на почтовые отправления), подтверждающих оплату услуг почтовой связи.

Также могут не применять контрольно-кассовую технику организации и индивидуальные предприниматели, находящиеся в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, утвержденном органом государственной власти субъекта Российской Федерации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. В каждом регионе утвержден такой перечень населенных пунктов.

Также аптечные организации, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах, расположенных в сельских поселениях, и обособленные подразделения медицинских организаций, имеющих лицензию на фармацевтическую деятельность (амбулатории, фельдшерские и фельдшерско-акушерские пункты, центры (отделения) общей врачебной (семейной) практики), расположенные в сельских поселениях, в которых отсутствуют аптечные организации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт при продаже лекарственных препаратов без применения контрольно-кассовой техники.

Итак, если вы не подходите под этот список, необходимо рассмотреть третий случай, когда можно не применять контрольно-кассовую технику.

Третий случай — если вы являетесь плательщиками единого налога на вмененный доход или плательщиками патентной системы налогообложения по видам деятельности, не подпадающим под случай 1 и 2, могут не применять контрольно-кассовую технику при условии по требованию покупателя выдавать им товарный чек или иной документ, который будет подтверждать уплату денежных средств клиентом (например, квитанция).

При этом товарный чек (или иной документ) должен содержать следующую информацию:

— наименование документа;

— порядковый номер документа, дату его выдачи;

— наименование для организации (фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя);

— идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей (выдавшему) документ;

— наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);

— сумму оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, в рублях;

— должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись.

Многие предприниматели сразу начинают говорить: как же так, многие бытовые услуги (к примеру, парикмахерские, техническое обслуживание, фотоуслуги) подпадают под ЕНВД, почему же мы должны выписывать бланки строгой отчетности, а не выдавать товарный чек? Ведь бланки строгой отчетности даже по своему названию — \»строгой отчетности\» -гораздо дороже и менее удобны. Тем более при оказании услуг населению бланк строгой отчетности мы обязаны выдать в любом случае, независимо от того, требует его клиент или нет, а вот товарный чек — только требованию покупателя. К сожалению, это так — при оказании услуг населению мы обязаны выдать бланк строгой отчетности всегда, а при продаже товаров товарный чек только по требованию покупателя.

Случай четвертый — все остальные ситуации. В остальных ситуациях мы обязаны при получении денежных средств от клиентов выбивать кассовый чек и выдавать его клиенту вне зависимости от того, нужен он ему или нет. А кассовый аппарат необходимо не только купить (стоимость его варьируется от 10 -12 тыс. рублей), но и обслуживать в специализированном центре (стоимость обслуживания составляет от 400 до 500 рублей в месяц). Также в кассовом аппарате есть специальный блок, который стоит примерно 7000 рублей — это блок ЭКЛЗ. Эта аббревиатура расшифровывается как \»электронная кассовая лента защищенная\». Именно этот блок защищает кассовый аппарат от взлома и \»скручиванию счетчиков\». Итого, обслуживание кассового аппарата в год составит примерно 12 000 рублей.

А если вы не будете применять кассовый аппарат, либо не станете выписывать бланк строгой отчетности, либо не станете выписывать товарный чек по требованию покупателя? Вам грозит штраф: на предпринимателя — от 3000 до 4000 рублей, а юридическое лицо могут наказать на сумму от 30 000 до
40 000 рублей (статья 18.15 КоАП РФ). Однако для вас есть лазейка — если вы первый раз нарушили законодательство в этой области, то вы можете ходатайствовать о том, чтобы вам выписали предупреждение как первую меру наказания. Протокол о выявлении правонарушения вам все равно выпишут, а вот меру наказания вы можете попросить для первого раза как \»предупреждение\». Кодекс об административной ответственности вам это позволяет. Главное — не игнорировать вызов в налоговую на рассмотрение протокола.

Вот тут вам придется решить: либо использовать кассовый аппарат, либо \»ходить под штрафом\», но зато не тратить 12 тысяч в год.

Итак, с денежным вопросом мы разобрались. При безналичных платежах вы ничего не выдаете клиенту, при наличных платежах, в зависимости от того, к какому \»случаю\» вы попадаете, — либо кассовый чек, либо бланк строгой отчетности, либо товарный чек, либо ничего.

Переходим к процессу передачи товара или оказания услуги.

Что нужно выписать клиенту при передаче товара?

Факт передачи товара подтверждается накладной. В ней указывается, кто передает товар и какой, в каком количестве, и кто его получает. Составление накладной в основном происходит по форме ТОРГ-12. Это самая распространенная форма в предпринимательской деятельности и она принимается для налогового и бухгалтерского учета как документ, подтверждающий перемещение товара от продавца покупателю. Если ваш покупатель — юридическое лицо, то вам необходимо выписать товарную накладную. А если ваш покупатель — физическое лицо, то вы можете выписать товарный чек (а будете ли вы выбивать кассовый чек или нет, зависит от того, к какому \»случаю\» вы относитесь — читайте выше). Кроме того, товарный чек от накладной отличается всего лишь отсутствием строки \»покупатель\». Все остальные реквизиты в документе указываются — номер, дата, наименование продавца, что за товар и по какой стоимости передается.

Если вы являетесь плательщиком НДС, то, помимо накладной, вам необходимо еще выписать счет-фактуру. В соответствующем поле накладной «принял» ваш покупатель должен поставить подпись и печать. Или оставить доверенность. Только таким образом вы докажете, что товар был отгружен покупателю.

Что нужно выписать клиенту при оказании услуги?

В отличие от товара, который можно пощупать, услуга оказана, и факт оказания услуги подтверждается актом выполненных работ. Форма акта выполненных работ может быть любая. К примеру, вот такая

Акт отражает оказание услуги, но не говорит о ее оплате. Оплата осуществляется безналичным или наличным путем, которые мы описывали выше.

Если вы работаете с НДС, то вам необходимо будет выписать счет-фактуру.

Счет-фактура

Если вы являетесь плательщиком НДС, то при любой реализации вы обязаны выписать счет-фактуру, даже если клиенту она не нужна. Если вы не являетесь плательщиком НДС (например, освобождены от уплаты этого налога по статье 145 Налогового кодекса, либо уплачиваете единый налог по упрощенной системе налогообложения, единый сельскохозяйственный налог), то вы можете выписать счет-фактуру, но в столбце, посвященной ставке и сумме НДС вы должны написать \»Без НДС\».

Также, если вы не являетесь плательщиком НДС по причинам, указанным выше, но ваш поставщик предоставляет счет-фактуру и выставляет вам счет на оплату с НДС, то ничего страшного в этом нет. Ведь этот косвенный налог платит он, а не вы. Это для вас входящие документы, поэтому суммы НДС, выставленной вам, пугаться не стоит.

Договор

Наши клиенты очень часто спрашивают — а нужен ли договор между вами и покупателем (заказчиком услуги)? Договор — это письменное подтверждение вашей устной договоренности. В договоре вы указываете все условия сделки. И договор важен, скорее, для того, чтобы ваши права вдруг не были нарушены, ведь с этим документом вы можете пойти в суд, а устный договор, как говорится, к делу \»не пришьешь\». Да и при устной договоренности вы можете друг друга неправильно понять. А в письменной форме все написано на бумаге, и как говориться \»из песни слов не выкинешь\». Поэтому все договоры, которые вы подписываете, пожалуйста, читайте до такой степени, чтобы он был вам понятен, иначе вы можете попасть в неприятную ситуацию.

Есть несколько типовых договоров. Все основные типы договоров перечислены в Гражданском кодексе РФ. Этим документом утверждены основы договоров, в котором соблюдены все права и обязанности каждой из сторон договора. При составлении договора необходимо учитывать положения Гражданского кодекса по поводу этого типа документа.

Н. Скворцова

В бухгалтерии при совершении сделок важны не только первичные документы (т.е. чеки, квитанции и т.д.), но и вторичные – закрывающие документы. Они имеют не меньшее значение, чем договор сделки, и их правильное оформление поможет избежать проблем при различных проверках.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

В таких бумагах обычно пишется то, что была совершена та или иная денежная операция между двумя сторонами, все условия были соблюдены и каждую из сторон все устраивает. Именно эти документы являются подтверждением честной сделки.

Только после того, как их закрыли, сделка считается юридически оконченной — все было оформлено и зафиксировано по правилам. Составление таких документов – проблема каждого бухгалтера.

Когда нужно составлять

Вся процедура оформления происходит уже при совершении операции, перед ее окончанием. Подписание происходит в тот момент, когда она уже совершена и есть какое-либо подтверждение.

При совершении продажи акты и накладные составляются гораздо раньше, чем товар попадет в руки покупателю, т.к. в это время уже требуется их заверение. Это правило относится абсолютно ко всем документам, которые можно назвать первичными.

Что касается хранения, то срок составляет 5 лет, за все это время, до уничтожения документов, налоговая организация имеет полное право проверить наличие и правильность оформления документов у обеих сторон, в случае несоответствия та или иная сторона получит административное наказание, а при наличии более серьезных нарушений – уголовное.

Уничтожение производит специально созданная для этого комиссия. Все закрывающие документы, касающиеся пенсионного фонда должны храниться на протяжении 75 лет.

Виды

Разделение документов происходит по их общему назначению:

Помимо этого, есть еще несколько критериев по которым можно разделить документы:

Полный перечень

В закрывающие документы для бухгалтерии входит:

• Договоры.
• Счета.
• Чеки (как товарные, так и кассовые) и квитанции.
• Платежные поручения.
• Банковские выписки, если оплата произошла через банк.
• Кассовый ордер. Он подтверждает то, что были произведены те или иные денежные операции с деньгами внутри фирмы.
• Авансовый отчет: требуется для того, чтобы отметить, что их общей кассы были потрачены деньги на какие-либо нужды. К нему прилагаются бумаги, которые могут подтвердить то, что деньги были потрачены на то, на что были выделены (например, чеки).
• Накладная или акт, подтверждающие оказание услуг.
• Товарно-транспортная докладная (сокращенно ТТН). Документ, в котором имеются все данные о перевозке товара. Маршрут, дата начала пути, время в пути и дата прибытия, количество товара, стоимость за единицу, вес, полная информация о водителе и автомобиле.
• Табеля учета рабочего времени. В них указывается время, которое должен отработать каждый сотрудник и данные того, сколько он уже отработал. и
• Расчетная и платежная ведомости. В одной написано, сколько денежных средств необходимо выдать в виде заработной платы или премии, а в другой ведомости- сколько выдано и зафиксированный факт выдачи.
• Счет-фактура.

Счет фактура

Документ, который имеет строгую форму и в который является основанием для вычета или возмещения за его стоимость налога (например, на перевозку). По сути – это частный случай накладной, т.е. дополнительный документ. Пользуются им только те, кто участвуют в общей системе налогообложения и платят НДС.

Частные организации, имеющие вид ИП, УСН или ЕНВД, не обязаны предоставлять этот документ. Однако для этого есть частные случаи, о которых уведомит налоговая служба.

Как и со всеми подобными бумагами, счет-фактура должна иметь два экземпляра. Один должен находиться у продавца, а другой он обязан передать покупателю.

Передается не позднее 5 суток с отгрузки товара. При проверке налоговой этот документ является очень важным, поэтому его наличие обязательно в первую очередь.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Выдается получателю в качестве доказательства совершения работы или отгрузки товара. Тоже имеет два экземпляра. Оба содержаться у продавца до тех пор, пока не произойдет отгрузка и прием товара у покупателя. Обычно используется между юридическими, а не физическими лицами.

Как таковой формы для заполнения данными товарная накладная не имеет, но так сложилось, что очень часто используют форму N ТОРГ-12.

Она удобная, понятная и в ней нет ненужных и бесполезных данных, которые не нужны покупателю. Однако не запрещает лицам использовать свою форму, главное — чтобы она соответствовала основным требованиям (о них далее).

Платежные документы

Чеки – используются, если товар был оплачен за наличные средства. Поручения – имеют ту же функцию, что и чеки, но в случае, если товар был оплачен через безналичный расчет. Помимо этого, платежное поручение доказывает, что был совершен перевод от одного лица другому по реквизитам, которые в нем указаны.

Есть так называемый бланк строгой отчетности. Его функция – при оказании услуг физическим лицам, он может заменить кассовый чек, однако это работает до 1 июля 2020 года, а для сотрудников общепита и до 1 июля 2020 года (заменяет чек при покупке еды в общепите).

Кассовый чек должен печататься с помощью кассовой техники. Если таковая отсутствует (но есть устройство, которое может печатать), то в некоторых случаях для предпринимателей, работающих с ЕНВД или на основе патента, есть отсрочка.

Товарный чек до 1 июля 2020 года равносилен кассовому для розничной торговли и для общепита до 1 июля 2020 года.

Выбор тех или иных платежных документов зависит от рода деятельности и системы налогов. Форма своя, но должна иметь обязательные реквизиты. Бланк строгой отчетности печатается в типографии, печатать на обычном принтере запрещено.

Счет

Согласно правилам налоговой организации, счета — не обязательный документ. Однако в случае нестыковок счета будут являться прямым доказательством того, что то или иное условие было выполнено.

Помимо этой функции счета несут практическую пользу, так как в них отражается список и количество товаров, их стоимость и реквизиты для перевода денежных средств. Если в счете подробно прописаны все условия, он может заменить договор.

Договоры

Процедура составления происходит при заключении сделки. В них входят все условия, по которым она может считаться совершенной: цены, время и т.д.

• суть договора – итог проведенной сделки;
• сумма и время расчета: сколько денег, когда оплата;
• права и обязанности каждой стороны;
• условия заключении и расторжения договора.

Каждый из двух экземпляров содержится у обеих сторон. Вопреки общему мнению, почти во многих случаях не требуется оформлять договор в письменном виде, так как для многих сделок он не нужен.

Однако это не означает, что наложен запрет на письменный договор. Многие до сих пор считают такую бумагу гарантом качественного совершения сделки.

Реквизиты

Не существует общих форм для всех частных организаций. У ИП или ООО реквизиты о выполненных работах отличаются друг от друга. Однако формируются эти формы на основе имеющихся правил, выполнение которых – обязательно.

Делается накладная всегда в двух экземплярах. Передается одной стороне другой, которая составляет накладную.

К ним относятся:

• название и нумерация бумаг;
• полная дата составления;
• полное название организации исполнителя и заказчика;
• описание того, что за операция была совершена, итог и детали;
• количество и общие единицы измерения;
• подписи агентов, представленных обеими сторонами, полное наименование должностей и их инициалы.

Если бумаги отсутствуют

Согласно нормам и правилам в любом случае сделка должна быть подтверждена. Она считается юридически оконченной, если есть документы, подтверждающие выполнение всех условий по договору.

Однако существуют случаи, когда по тем или иным обстоятельствам бумаги могут быть потеряны или по вине одного из подчиненных. Для компании будет неприятной новостью, если в результате проверок контролирующего органа будет выявлено отсутствие документов.

В таком случае будет начислено больше налогов, так как декларация о расходах станет недействительной из-за отсутствия бумаг, подтверждающих факт совершения денежных операций.

Помимо увеличения налога, фирме потребуется переплатить все штрафы и пени, начисленные за незаконные операции.

Согласно трудовому кодексу, работник, по чьей вине было допущена потеря или отсутствие оформления, должен получить административное наказание в виде штрафа, при этом руководитель имеет полное право на его . Однако организация также должна заплатить штраф.

Задача руководителя следить за документацией и учетом всех произведенных операций. В противном случае фирма потеряет доверие у партнеров и испортит отношения с налоговым органом. Вовремя оформленные по нужному образцу бумаги – один из залогов процветания компании.

Если есть сомнение в том, что с документами все в порядке, можно обратиться в аудиторскую фирму, которая сама проведет проверку и укажет на ошибки, допущенные при оформлении бумаг, а они, как правило, присутствуют всегда, особенно в маленьких организациях.

Примеры и образцы

Примером накладной может послужить:

Отправитель: ООО «Роза».

Получатель: ООО «Лилия».

Всего отпущено одно наименование

На сумму: полторы тысячи руб. 00 коп.

Отгрузил директор _____(подпись)_________ П.П. Петров

Товар получил ______(подпись)__________

С.С. Сергеев

Пример акта выполненных работ:

Исполнитель ООО «Роза» в лице директора А. А. Алексеева с одной стороны и Заказчик ООО «Лилия» в лице менеджера по снабжению И. И. Иванова с другой стороны составили акт о том, что Заказчик принял выполненные работы и претензий по ним не имеет.

Всего на сумму: тридцать шесть тысяч рублей 00 копеек.

Исполнитель:

Директор ООО «Роза»_______________________ А.А. Алексеев

Заказчик:

Менеджер по снабжению ООО «Лилия»______________________ И.И. Иванов

Предоставление закрывающих документов является прямой обязанностью субъектов хозяйствования, участвующих в договорных отношениях. Данные документы используются для завершения сделки в бухгалтерском и налоговом учете, поскольку одного лишь факта оплаты для этого недостаточно. Без закрывающих документов невозможно обосновать понесенные затраты, доказать экономическую необходимость денежных трат. Если пропустить этот шаг, контролирующие фискальные органы не разрешат зачесть издержки в налогооблагаемой базе, что повлияет на увеличение налоговой нагрузки и налоговых рисков.

Какие закрывающие документы нужны?

Закрывающий тип документации предназначен для юридического удостоверения факта завершения сделки. Эти бланки подтверждают выполнение взятых по договору обязательств обеими сторонами. Документ должен иметь письменную форму, что требуется для фиксации его содержания в учете.

Закрывающие документы для бухгалтерии – что входит в их перечень:

• Акт выполненных работ, который подтверждает, что конкретное действие совершено и получен ожидаемый результат.
• Разные виды накладных.
• Счет-фактура.

Закрывающие документы в виде накладных составляются минимум в двух экземплярах – по одному для каждой стороны сделки. Это необходимо для того, чтобы все участники договора могли провести у себя в учете завершение операции. Такой бланк актуален для операций купли-продажи, поставки товара.

Нужны закрывающие документы и по оказываемым услугам. В этом случае используются не накладные, а акты выполненных работ или оказанных услуг. Такой документ выполняет несколько функций:

• подтверждает, что сделка осуществлена;
• удостоверяет факт исполнения обязательств сторонами договора;
• указывает на отсутствие претензий по объему и качеству выполненных работ у принимающей стороны.

Без закрывающих документов нельзя признать затраты и в налоговом учете. Если письменного подтверждения по завершению сделки нет, а в бухгалтерии операция числится в категории завершенных, возможны следующие последствия:

• доначисление налогов по прибыли или НДС;
• штраф за нарушение норм учета ;
• снижение репутации компании.

Закрывающие документы НДС – счета-фактуры. Их содержание строго унифицировано (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 в ред. от 01.02.2018). Счета-фактуры являются основанием для отражения в учете сумм налога (к уплате и возмещению). Срок оформления счета-фактуры ограничен 5 днями с момента отгрузки товарной продукции. С конца прошлого года применяется новый бланк счета-фактуры, о котором подробнее можно прочитать .

В ряде случаев возможно применение УПД (универсального передаточного документа), который совмещает в себе накладную или акт и счет-фактуру.

Закрывающие документы по договору помогают отследить, по каким соглашениям продолжается работа, по каким сделкам оплачены и уже получены заказанные товары или услуги. Например, фирма заключила договор на поставку мебели для офиса, перечислила предоплату. Сделка считается открытой до тех пор, пока компания не получит в свое распоряжение заказанные предметы мебели. Когда мебель привезут и отгрузят, предприятие не может сразу отразить в учете завершение сделки. Для этого нужна накладная. После ввода реквизитов накладной и ее содержательной части в учетных регистрах закрывается сальдо по задолженности контрагента.

Применительно к платежным операциям в качестве закрывающих форм документации в т.ч. могут выступать:

• чеки;
• квитанции;
• платежные поручения;
• банковские выписки;
• кассовые ордера;
• авансовые отчеты;
• справка о подтверждающих документах – используется для осуществления валютного контроля в операциях с изготовлением паспорта сделки (признак поставки в справке о подтверждающих документах должен быть указан в обязательном порядке, он указывает, на каких условиях проведена сделка – нерезидент производит оплату в пользу компании по факту или авансом либо фирма платит нерезиденту авансом/по факту).

Делаем закрывающие документы

Закрывающие документы (акты, накладные) оформляют с обязательным включением в их содержание следующих реквизитов:

• дата создания документа;
• наименование формы (например, «Накладная», «Акт выполненных работ»);
• название поставщика продукции (исполнителя работ);
• характеристика предмета договорных отношений (перечисление товаров, услуг, работ);
• единицы измерения поставленных изделий;
• стоимость единицы товара (услуги, вида работ) и общая сумма;
• подписи ответственных лиц с расшифровками должностей и Ф.И.О.

Получать закрывающие документы необходимо только в оригиналах. Копии не обладают юридической силой, даже заверенные. Поэтому такие бланки и заполняются сразу в нескольких экземплярах.

В договоре может быть оговорено, какие документы должен предоставить контрагент для завершения сделки. Соглашением может быть описана форма документов, их содержание, структура, сроки составления (например – «закрывающие документы предоставим в течение 3 дней после завершения работ»). Единого обязательного образца накладных, актов выполненных работ или других подобных форм в российском законодательстве не предусмотрено, каждый субъект хозяйствования вправе разрабатывать их самостоятельно с учетом требований закона о бухучете № 402-ФЗ, предъявляемым к первичным документам. Можно воспользоваться и унифицированными формами, которые применялись до 2013 г., например, товарная накладная ТОРГ-12 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132).